La factura electrónica de una tienda online es el mismo documento que emite cualquier negocio obligado a facturar en Colombia: se genera en formato digital, se firma, se envía a la DIAN para su validación y solo después se entrega al cliente. Que vendas por internet no cambia la obligación, solo multiplica los pedidos que debes facturar.
Aquí te explicamos los conceptos de la facturación electrónica DIAN para ecommerce: quién debe facturar, qué es la resolución de numeración, cómo funciona la validación previa y para qué sirve el CUFE, y cómo evitar el trabajo manual.
Quién debe facturar electrónicamente
La obligación de facturar electrónicamente la define la DIAN y depende de tu situación tributaria: tipo de contribuyente, actividad y otras condiciones. No damos aquí umbrales ni fechas porque cambian con la normativa. Para saber quién debe facturar electrónicamente en tu caso, consulta tu RUT, el sitio oficial de la DIAN o a tu contador.
Una regla útil: si ya facturas en tu negocio físico, tu tienda online cae en el mismo proceso. Y si dudas, confirma antes de vender, no después.
Qué es la resolución de numeración
La resolución de numeración es la autorización que te da la DIAN para numerar tus facturas. Define el prefijo, el rango de números y la vigencia. Cada factura que emitas debe usar un número dentro de ese rango.
Qué debes vigilar:
- Que esté vigente: si vence, no puedes emitir con ella.
- Que el rango no se agote: pide una nueva antes de llegar al final.
- Que tu software la tenga cargada con el prefijo correcto.
Se solicita en los servicios en línea de la DIAN. Los plazos y requisitos específicos conviene confirmarlos allí.
Cómo funciona la validación previa
En el esquema de validación previa, la factura no es válida hasta que la DIAN la revisa y la acepta. El orden es este:
- Tu software genera la factura con los datos requeridos.
- La firma electrónicamente.
- La envía a la DIAN.
- La DIAN valida el formato y los datos.
- Si la acepta, tú (o tu software) entrega la factura al cliente.
Si la DIAN la rechaza, no es una factura válida: corriges el error y la reenvías. Por eso es clave que tu flujo detecte los rechazos y no los deje pasar.
Qué es el CUFE
El CUFE (Código Único de Factura Electrónica) es un código que identifica de forma única cada factura electrónica. Se genera a partir de los datos del documento y permite al cliente, a ti y a la DIAN verificar que la factura existe y fue validada.
Para ti es útil porque sirve para consultar una factura, hacer seguimiento ante dudas y asociar notas crédito. Guárdalo junto con cada pedido.
Proveedor tecnológico y software de facturación: qué son y qué no son
Para emitir facturas electrónicas normalmente usas un software de facturación, como Siigo o Alegra, que a su vez puede ser proveedor tecnológico autorizado por la DIAN o apoyarse en uno. Ese software genera, firma, transmite y entrega la factura.
Una integración que conecta tu tienda con ese software no es un proveedor tecnológico ni emite facturas: solo le pasa los datos del pedido. La responsabilidad de emitir y transmitir sigue en tu software, que es quien tiene la habilitación.
Documento soporte y notas crédito
Dos documentos relacionados que conviene conocer:
- Nota crédito. Se usa para corregir o anular total o parcialmente una factura, por ejemplo en una devolución. Lee más en notas crédito y devoluciones en ecommerce.
- Documento soporte. Es el documento que se usa en compras a quienes no están obligados a facturar. Aplica a tus compras, no a tus ventas. Confirma con tu contador si te aplica.
Checklist para empezar a facturar tu tienda online
- Confirma con tu contador que estás obligado a facturar electrónicamente.
- Actualiza tu RUT.
- Elige un software de facturación habilitado, como Siigo o Alegra. Si dudas entre ambos, mira Siigo vs Alegra para ecommerce.
- Solicita tu resolución de numeración y cárgala en el software.
- Configura impuestos y datos de tu empresa.
- Conecta tu tienda para que los pedidos se conviertan en facturas.
- Prueba con pedidos reales y revisa que la DIAN valide cada uno.
- Define cómo manejarás clientes sin documento y devoluciones. Revisa facturar pedidos sin cédula o NIT.
Cómo lo resuelve Tingo
Tingo automatiza el paso 6. Conecta tu tienda (Shopify, WooCommerce o MercadoLibre) con Siigo o Alegra y convierte cada pedido en factura dentro de tu cuenta. Tu software contable es quien emite la factura y la transmite a la DIAN; Tingo no emite ni sustituye esa función. Además, mantiene sincronizados stock y precios entre canales.
Mira cómo queda en Shopify con Siigo, o si vendes en otros canales, en WooCommerce con Siigo y MercadoLibre con Siigo. Puedes probarlo 14 días gratis, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Una tienda online pequeña también debe facturar electrónicamente?
Depende de tu situación tributaria, no del tamaño de la tienda. Confírmalo con tu contador o con la DIAN.
¿Cada cuánto debo renovar la resolución de numeración?
La resolución tiene una vigencia y un rango. Cuando venza o se agote, solicitas una nueva. Revisa los plazos vigentes en la DIAN.
¿Qué hago si la DIAN rechaza mi factura?
Corrige el error indicado y vuelve a enviarla. Mientras no sea validada, no se considera una factura válida.
¿El CUFE lo creo yo?
No. Tu software de facturación lo genera automáticamente con cada factura.
¿Puedo emitir la factura desde mi plataforma de ecommerce?
Normalmente no. La emites desde un software de facturación habilitado, y tu tienda le entrega los datos.
Conclusión
Para facturar tu tienda online necesitas saber si estás obligado, tener resolución de numeración, usar un software habilitado y entender que la factura solo es válida cuando la DIAN la valida. Con eso claro, automatizar el proceso es lo que sigue.
Esta guía es informativa y no reemplaza la asesoría de tu contador.
