Si vendes con WooCommerce en Colombia, cada pedido pagado necesita su factura electrónica. WooCommerce gestiona el carrito, el pago y el envío, pero no emite facturas válidas ante la DIAN: eso lo hace tu sistema contable. La facturación electrónica en WooCommerce Colombia consiste en conectar los dos.
Esta guía explica qué necesitas, cómo capturar los datos del comprador, qué opciones hay para automatizar y qué errores evitar.
Qué exige la factura electrónica en una tienda online
Una tienda online que vende a personas y empresas en Colombia debe expedir factura electrónica de venta, en general, por cada venta. Tu proveedor de facturación (tu software contable) se encarga de numerarla con tu resolución, firmarla, transmitirla a la DIAN y enviarla al cliente. Para el detalle fiscal de tu caso, consulta a tu contador; aquí nos centramos en la operación.
Lo que sí depende de tu tienda es entregar al sistema los datos correctos: quién compró, qué compró, con qué impuesto y con qué envío.
Qué datos necesita cada factura
- Documento del comprador: cédula o NIT. Es el dato que más falta en las tiendas.
- Nombre, correo y dirección del comprador.
- Productos con su SKU, cantidad, precio y descuento.
- IVA de cada línea, y si el precio ya lo incluye.
- Envío, que se factura como un servicio aparte.
- Forma de pago y fecha.
Cómo capturar la cédula o el NIT en WooCommerce
WooCommerce no trae un campo de documento por defecto. Hay tres caminos:
- Campo personalizado en el checkout con un plugin de campos, marcado como obligatorio.
- Renombrar el campo "Empresa" de la facturación para usarlo como documento.
- Pedir el dato después por correo, que es lo menos recomendable porque retrasa la factura.
Elige uno y úsalo siempre igual: la integración lo lee de ahí. Para profundizar, lee cómo facturar pedidos sin cédula o NIT.
Cómo se factura un pedido de WooCommerce
El flujo típico es:
- El cliente compra y paga en tu tienda.
- La integración lee el pedido a través de la API de WooCommerce.
- Busca o crea al cliente en tu sistema contable con su documento.
- Crea la factura con los productos, el IVA y el envío.
- Tu sistema contable la emite y la transmite a la DIAN.
- El pedido queda marcado como facturado, sin duplicados.
Opciones para automatizarlo
- Facturar a mano: copias cada pedido a tu sistema contable. Sirve con pocos pedidos, pero se vuelve inmanejable y propenso a errores.
- Plugin de facturación: se instala en WordPress. Puede ser suficiente, pero pesa sobre tu tienda y depende de las actualizaciones del plugin.
- Integración externa dedicada: lee tus pedidos por la API y factura en tu sistema contable sin tocar tu tienda.
- Desarrollo a medida: flexible, pero exige mantenimiento cuando cambian las APIs.
Cualquiera que elijas, la factura debe quedar emitida desde tu cuenta contable, con tu numeración.
Errores comunes
- Pedidos sin documento y facturas que no salen.
- IVA duplicado por confundir precios con impuesto incluido y sin incluir.
- SKU distintos entre la tienda y el sistema contable.
- Envío sin su producto de servicio y la factura no cuadra con el pedido.
- Devoluciones sin nota crédito. Lee notas crédito en ecommerce.
- Stock desactualizado. Mira cómo evitar la sobreventa.
Con qué sistema contable conectarlo
Depende de cuál usa tu empresa. Tingo conecta WooCommerce con tres: Siigo, Alegra y Aliaddo. Si todavía no decides, la guía Siigo vs Alegra para ecommerce te ayuda a comparar criterios.
Cómo lo resuelve Tingo
Tingo lee los pedidos de tu tienda WooCommerce con una clave de la API REST, los convierte en facturas de tu sistema contable y compara tus productos por SKU. Los pedidos con datos faltantes aparecen marcados para que los completes antes de facturar. Puedes empezar en modo simulación y probar 14 días gratis, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿WooCommerce emite factura electrónica por sí solo?
No. WooCommerce gestiona la venta; la factura la emite tu sistema contable o proveedor de facturación.
¿Necesito un plugin para facturar?
No necesariamente. Una integración externa lee los pedidos por la API y evita instalar nada pesado en tu tienda.
¿Qué pasa si el cliente no deja su cédula?
El pedido queda marcado y no se factura hasta completar el dato. Lo mejor es hacer el campo obligatorio en el checkout.
¿Puedo facturar pedidos en lote?
Sí, siempre que cada pedido tenga sus datos completos. Facturar en lote es útil para ponerte al día.
¿La integración incluye mi licencia contable?
No. Necesitas tu propia licencia de tu sistema contable, con acceso a la API y facturación electrónica activa.
Conclusión
La facturación electrónica en WooCommerce Colombia se resuelve con tres piezas: capturar el documento del comprador, conectar tu tienda con tu sistema contable y revisar los errores frecuentes. Con eso, cada pedido pagado termina como factura sin copiar datos a mano.
Esta guía es informativa y no reemplaza la asesoría de tu contador.
